Manuel administratif

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Tâches administratives

Lors d'un scan d'un document, une croix est apposée dans le coin en haut à droite.

Demande d'admission

Un nouvel adhérent présente sa demande d'admission et paye sa cotisation

  • délivrer un reçu à la perception du montant de l'adhésion
  • s'assurer que tous les éléments de la demande soient lisibles
  • contrôler l'attestation de responsabilité civile
  • scanner les documents, les renommer au nom du demandeur et les archiver dans le dossier "demandes d'admission",
  • avec l'accord du demandeur, prendre une photo pour le trombinoscope, l'archiver en la nommant avec le nom du demandeur,
  • informer le bureau (ou le CA) de la demande d'admission (email avec demande attachée)

Adhésion

Le bureau (ou le CA) accepte la demande d'admission

  • déplacer la demande d'admission dans le dossier "adhésions" de l'année en cours,
  • insérer les information du demandeur dans la base de données "membres"
  • ajouter l'email dans le liste de diffusion "membres_thilab"
  • délivrer une carte RFID
  • ajouter 20% du montant de la cotisation en thicoins sur le compte du membre

Renouvellement d'adhésion

Un membre renouvelle son adhésion

  • Délivrer un reçu à la perception du montant de la cotisation
  • Vérifier les informations du membre dans la base de données
  • Ajouter 20% du montant de la cotisation en thicoins sur le compte du membre

Achat pour le Thilab

Le copi a approuvé un achat à la majorité des deux tiers.

  • Utiliser le nom et l'adresse du Thilab comme adresse de facturation pour l'achat
  • Scanner la méthode de paiement (chèque, virement ou ticket de paiement CB) [Nom : YYMMDD_achat.marchand ]
  • Archiver la facture et la méthode de paiement dans le dossier "factures" de l'année en cours.
  • Insérer l'achat dans le fichier comptabilité

Remboursement

Un membre demande le remboursement d'un achat réalisé pour le Thilab. Pour un achat de moins de 20 euros, le comptable peut l'approuver seul l'achat. Les autres achats doivent être approuvés à la majorité des deux tiers du copi.

  • Vérifier que la facture est au nom et à l'adresse du Thilab avant tout remboursement.
  • Scanner la méthode de remboursement (chèque, virement ) [Nom : YYMMDD_remb.marchand.membre ]
  • Archiver la facture et la méthode de remboursement dans le dossier "factures" de l'année en cours.

Utilisation de consommables mis à disposition

Seul un faciliteur peut permettre l'achat d'un consommable Thilab

  • Remplir le document "Consommables Thilab" [DATE - HEURE - UTILISATEUR - MATERIAU - UNITE COMPLETE - QUANTITE - MONTANT]
  • Délivrer un reçu pour l'achat
  • tirelire pour les consommables non facturés

Inventaire

Consommables

Consommables indispensables

Afin de garantir la continuité des opérations du fablab, certains consommables devront toujours être en stock (équipement d'entretien, papier, toner de l'imprimante,). Voir Liste des consommables indispensables.

  • Le faciliteur utilisant le dernier élément du stock informe sans délai le responsable des achats
  • Ce dernier procède au renouvèlement du stock.

Matières premières

Le responsable des "Matières premières" Thilab gère le stock avec l'aide des faciliteurs. Lorsque une unité de matériau (planche, bobine) est complètement utilisée, le faciliteur en charge doit :

  • contrôler l'inventaire;
  • mettre à jour l'inventaire "matières premières";
  • informer le responsable des matières premières de toute erreur dans l'inventaire.